меню

Конкурс на финансовую поддержку поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности

Конкурс направлен на поддержку участия обучающихся в федеральных культурно-творческих, образовательных студенческих мероприятиях, а также на обмен опытом и популяризацию Университета ИТМО за пределами г. Санкт-Петербурга. Победа в конкурсе дает возможность отправиться на выбранное мероприятие, получив финансирование на оплату проезда к месту назначения и обратно и/или проживания за счет средств Университета ИТМО.

К участию в конкурсе на предоставление финансирования допускаются обучающиеся бюджетной и контрактной очной формы обучения. 

Как принять участие в конкурсе

Условия участия

К участию в конкурсе на предоставление финансирования допускаются обучающиеся бюджетной и контрактной очной формы обучения.

Мероприятия, на участие в которых можно подать заявку:

  1. Мероприятия федерального уровня;
  2. Форумы от Федерального агентства по делам молодежи;
  3. Турниры, конкурсы, чемпионаты и соревнования различного уровня.

Даты поездки должны укладываться в 1 день до и 1 день после намеченного мероприятия.

Подать заявку и получить финансирование можно не более 2 раз в календарный год.

Для рассмотрения заявки могут понадобиться дополнительные материалы, которые необходимо предоставить в срок не позднее чем за 5 рабочих дней с момента поступления запроса на почту, указанную при подаче заявки.

На принятие решения о финансировании поездок влияет:

1. Для представителей студенческих клубов:

  • Полностью заполненный профиль студенческого клуба в ИСУ;
  • Показатели активности студенческого клуба выше среднего, согласно рейтингу студенческих клубов на момент подачи заявки;
  • Продвижение бренда Университета ИТМО на внешних площадках через студенческий клуб;
  • Успешно реализованные мероприятия с предоставленными отчетами в рамках конкурса грантов ITMO.STUDENTS.

2. Для студентов, не входящих в состав студенческих клубов:

  • Позиционирование себя на выездном мероприятии в качестве амбассадора Университета ИТМО;
  • Возможность получения значимого результата для студента и ИТМО (победа, призовое место, приобретение новых знаний, опыта и умений для деятельности ITMO.STUDENTS и пр.).
     

Подача заявок

Подача заявок осуществляется на my.itmo.ru (Заявки - Внеучебная деятельность - Заявка на конкурс на финансирование поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности) в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты планируемой поездки.

При подаче заявки указывается:

  • Название мероприятия
  • Организатор
  • Цель поездки
  • Дата начала поездки
  • Дата окончания поездки
  • Цена проезда к месту назначения и обратно
  • Цена проживания
  • Стоимость организационного взноса
  • Наличие софинансирования

Дополнительно необходимо прикрепить приглашение (пример приглашения) от принимающей стороны на официальном бланке на имя Ректора Университета ИТМО с обязательным указанием:

  • ФИО обучающегося/название сборной/клуба Университета ИТМО;
  • даты проведения мероприятия;
  • цели участия в мероприятии;
  • условия участия.

После отправки заявки в течение 2 рабочих дней, не считая дня подачи, придет подтверждение или отказ в финансировании с указанием причины.

При принятии решения о выделении финансирования приоритетными являются заявки, содержащие:

  • Письмо-приглашение от принимающей стороны;
  • Участие в проектах, соответствующих направлениям, на поддержку которых направлен Конкурс;
  • Проекты федерального уровня;
  • Предыдущий успешный опыт участия в проектах, реализуемых на территории Российской Федерации;
  • Наличие софинансирования для участия в проекте от сторонней организации, в том числе возможность самостоятельно оплатить проживание и/или организационный взнос;
  • Участие в проекте, в котором организаторе мероприятия берет на себя расходы по приему участников за исключением проезда к месту назначения и обратно.
     

Подготовка документов в случае положительного решения

Подача заявок осуществляется на my.itmo.ru (Заявки / Внеучебная деятельность / Оформление документов на поездку) в течение 3-х рабочих дней после одобрения финансирования.

NB! На момент подачи этой заявки должны быть приобретены билеты (туда-обратно) и забронировано проживание, если оно было предусмотрено заявкой на конкурс на финансирование поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности.

После согласования заявки на оформление командировочных документов вас пригласят в Студенческий офис для подписания сметы, приложения №2 к приказу и служебного задания. Документы необходимо подписать до отъезда, но не позднее 5 рабочих дней после приглашения.

Отчетность

В течение 3 дней после возвращения из командировки необходимо:

  1. Отдать необходимые документы, подтверждающие командировку (например, корешки билетов, документы и чеки о проживании) в кабинете 1400 в корпусе на ул. Ломоносова, д.9.
  2. Отправить остальные недостающие документы на почту сотруднику Студенческого офиса (например, выгрузку электронных билетов на поезд, сформированных после поездки).
  3. После подписания и обработки бухгалтерией всех документов, будет выпущен авансовый отчет, о котором Вас оповестят по указанному вами номеру телефона или электронной почте. Данный документ необходимо подписать самостоятельно командируемому и у своего начальника (если Вы сотрудник) / у своего декана (если Вы студент) соответственно и вернуть в каб. 1400 ответственному сотруднику за сопровождение командировок не позднее 5 рабочих дней с даты получения информации о готовности документов.
  4. С момента передачи данного документа, деньги поступят Вам на карту Санкт-Петербург* в течение 5 рабочих дней.
  5. Если оплата билетов и иных услуг осуществлялась не вами лично и не вашей банковской картой, просьба оповестить об этом ответственного сотрудника за сопровождение командировок в Студенческом офисе в момент формирования командировки, для предоставления формы доверенности.


*Если у Вас по каким-либо причинам нет карты банка Санкт-Петербург, необходимо обратить в любое отделение банка Санкт-Петербург для ее оформления, после чего попросить выписку о личных данных (л/сч. и т.д.) и отправить ее на почту trip@itmo.ru.

Причины отказа в финансировании

Невыполнение следующих обязательств может являться основанием для отказа в финансировании (даже при наличии одобренной заявки на участие).
Заполнение отчета по возвращению из командировки по шаблону, с обязательным указанием следующих параметров:

  • Результаты, достигнутые при участии в мероприятии (м.б. успешное выступление с докладом, дипломы, награды, благодарности, освоение новых компетенций и т.д.);
  • Фотоотчёт с мероприятия (не менее 3-5 фотографии с символикой ИТМО и участниками мероприятия);
  • Ссылка на публикации организаторов мероприятия в любых информационных ресурсах с упоминанием университета ИТМО (если имеется);
  • Ссылка на личную публикацию в любых информационных ресурсах с #itmo и #itmostudents (не менее одной публикации);

Контакты

  • ул. Ломоносова, д. 9, ауд. 1400 – Центральный офис;
  • Кронверкский проспект, д. 49, лит. А, ауд. 355 (коворкинг) - Окно выдачи документов;
  • +7 (812) 607-04-74;
  • trip@itmo.ru;
  • понедельник - пятница, 9.00 – 19.00. 

Дополнительные материалы.