Деятельность клубов

Карточка мероприятия в ИСУ

Для проведения мероприятия необходимо создать карточку мероприятия в ИСУ: «Инструкция по внесению мероприятия в ИСУ».

Мероприятия должны появляться в системе не позднее чем за 3 дня до проведения. 

Обратите внимание, что после проведения мероприятия в ИСУ необходимо заполнять характеристику «Фактическое количество участников» (обязательно)  и «Фото/видео отчет» (желательно). Не забывайте возвращаться к карточке после окончания мероприятия.

Приказ 

Приказ дает официальное разрешение на проведение мероприятия в ИТМО и использование ресурсов университета. Приказ формируется в ИСУ на основе уже утвержденной карточки мероприятия и после того, как вам будут одобрены заявки на ресурсы.

Подробно процесс формирования и подписи приказа описан в «Инструкции по созданию приказа на мероприятие».

Бронирование помещений

Для проведения открытых мероприятий и закрытых собраний клуба вы можете забронировать практически любое помещение из фонда ИТМО. Чтобы выбрать помещение и оставить электронную заявку на его бронирование, следуйте «Инструкции по бронированию помещений для проведения мероприятий или собраний клуба».

Заявка на бронирование помещений должна быть подана не позднее чем за 3 дня до планируемой даты мероприятия.

Если забронированная аудитория закрыта или вам нужна техническая помощь в подключении компьютера/проектора/интернета, обратитесь в Офис поддержки сотрудников по телефону 480-97-77 (для корпуса на Кронверкском пр. — добавочный номер 1; для корпуса на ул. Ломоносова — добавочный номер 2).

Гости 

Клуб может пригласить на встречу или мероприятие гостей, не имеющих права на проход в кампусы ИТМО. Это может сделать двумя способами: с помощью электронной заявки или с помощью служебной записки.

Для оформления электронного пропуска гостей через ИСУ следуйте «Инструкции по созданию электронного пропуска для гостей в ИТМО». Электронные пропуски действуют только в трёх корпусах университета: Кронверкский, 49; Ломоносова, 9, Чайковского, 11/2.

Для оформления пропуска гостя без использования электронных сервисов необходимо оформить служебную записку и отправить ее менеджеру Управления по развитию студенческих инициатив Полине Глатенок по почте p.glatenok@itmo.ru. Воспользуйтесь Шаблоном служебной записки на оформление прохода посторонних лиц в университет и Шаблоном служебной записки на въезд транспортных средств. Служебные записки особенно удобны при большом числе гостей. Служебная записка подается не позднее одного дня до планируемой даты мероприятия. 

Университет готов предоставить для проведения мероприятия различные ресурсы и услуги. Среди них:

• Транспорт,
• Волонтёры на мероприятие,
• Фото- и видеосъемка,
• Уборка и гардероб,
• Охрана, въезд на территорию, вход гостей,
• Подключение нестационарного оборудования.

Все ресурсы и услуги должны быть согласованы до мероприятия. Точные сроки и алгоритмы согласования описаны в «Инструкции по заказу ресурсов для мероприятия».

Вы можете рассказать о своем мероприятии с помощью информационных ресурсов университета: в Календаре ИСУ, на сайте ITMO.STUDENTS, в соцсетях ITMO.STUDENTS, в ленте приложения ITMO.STUDENTS, а также заказать фото-/видеосопровождение и разместить афишу мероприятия на информационных панелях в кампусе ИТМО.

Алгоритм получения информационной поддержки описан в «Инструкции по организации медиасопровождения для мероприятия».

Ознакомьтесь с «Инструкцией по работе с членами клуба в ИСУ». В инструкции описаны следующие процессы:

• добавление нового участника в структуру клуба в ИСУ,
• редактирование ролей в клубе,
• завершение деятельности члена клуба / окончание действия роли.

Для участия в некоторых конкурсах университета организаторам, ответственным исполнителям и волонтерам мероприятия необходимо получить оценки за участие в мероприятии в ИСУ. Для этого смотрите «Инструкцию по оценке ответственных исполнителей и организаторов в ИСУ».

На конкурсной основе клубы могут получать финансовую и ресурсную поддержку, а также условия для масштабирования своих проектов. Поддержку оказывает как Университет ИТМО, так и различные грантовые конкурсы и форумы. Изучите свои возможности в разделах Конкурсы и Форумы. Следите за новостями о старте приема заявок в разделе Анонсы конкурсов.