меню
Студенческая жизнь

Деятельность клубов

Действующие клубы ведут деятельность открыто для всех участников ITMO.FAMILY, имеют доступ к различным сервисам ИСУ и могут рассчитывать на ресурсную и информационную поддержку университета. Чтобы успешно развивать клуб, руководителям клубов необходимо хорошо разбираться в алгоритме утверждения мероприятий и предоставления отчетностей. Здесь собраны инструкции, которые помогут работать с клубом в ИСУ, получать медиасопровождение, бронировать помещения и многое другое.

Как провести мероприятие в ИТМО

Создай карточку мероприятия

Нет карточки — нет мероприятия

  • Отправь электронную заявку «Создание карточки мероприятия» в ИСУ или приложении my.itmo.
  • Расскажи о мероприятии в информационном стиле. Объясни, для кого мероприятие, что и зачем будет происходить.
  • Назови мероприятие по типу [формат мероприятия] + [«уникальное название»] (например, Спортивный турнир «Барсы 2100»).
  • Заранее продумай помещение и ресурсы.

 

Забронируй помещение

За 3 дня до мероприятия

Для проведения открытых мероприятий и закрытых собраний клуба вы можете забронировать практически любое помещение из фонда ИТМО. 

  • Заявка на бронирование помещения должна быть подана не позднее чем за 3 дня до планируемой даты мероприятия.
  • Сервис «Бронирование помещений» находится в «Центре приложений» (раздел бокового меню ИСУ).
  • Помещение должно совпадать с помещением в карточке мероприятия.
  • Выбирайте помещение, по размеру соответствующее мероприятию.
  • Если забронированная аудитория закрыта или вам нужна техническая помощь в подключении компьютера/проектора/интернета, обратитесь в Офис поддержки сотрудников по телефону 480-97-77 (для корпуса на Кронверкском пр. — добавочный номер 1; для корпуса на ул. Ломоносова — добавочный номер 2).

В случае затруднений следуйте «Инструкции по бронированию помещений для проведения мероприятий или собраний клуба» или пишите на ursi@itmo.ru.

Согласуй предоставление ресурсов

От волонтеров до охраны

Университет может предоставить для мероприятия различные ресурсы и услуги.

С помощью электронных заявок в ИСУ или в приложении my.itmo вы можете попросить:

  • Помощь волонтеров
  • Технические рерсурсы
  • Видеосъемку
  • Фотосъемку
  • Dj выступление
  • Помощь ведущего
  • Пропуск гостей
  • Предоставление транспорта
  • Услуги гардероба
  • Уборку помещения

Также вы можете сотавить заявку на согласование въезда стороннего транспорта и на услуги охраны. Это делается с помощью служебной записки. Вам помогут в ursi@itmo.ru.

Все ресурсы и услуги должны быть согласованы до мероприятия, обычно не позднее чем за 5 дней до события. Подробнее сроки согласования и ответственные за ресурсы департаменты описаны в «Инструкции по заказу ресурсов для мероприятия».

Подпиши приказ на мероприятие

Так назначаются ответственные

  • Приказ дает официальное разрешение на проведение мероприятия в ИТМО и использование ресурсов университета.
  • В приказе будут только одобренные ресурсы.
  • Запроси приказ в УРСИ по почте ursi@itmo.ru. Документ вышлем обратным письмом.
  • Необходимо поставить подписи всех лиц, указанных в приказе. Сначала подписывает организатор, затем — ответственные за ресурсы, в финале — начальник подразделения.

Проведи мероприятие

Полный вперед!

Желаем успехов в проведении мероприятия. Нек забудь сделать фото и/или видео.

Отправь отчет о мероприятии

Лучше сразу после события

Заполни электронную заявку «Внесение отчета о мероприятии» в ИСУ или приложении my.itmo. Посчитай участников, приложи фото и видео.

Возможности и поддержка

Консультация

Если вы впервые проводите мероприятие или вам нужна помощь в планировании и подборе ресурсов, то отправьте электронную заявку «Хочу организовать мероприятие» в ИСУ или приложении my.itmo. УРСИ свяжется с вами и поможет составить целостное представление об организации вашего мероприятия.

Медиасопровождение

Вы можете рассказать о своем мероприятии с помощью информационных ресурсов университета: в Календаре ИСУ, на сайте ITMO.STUDENTS, в соцсетях ITMO.STUDENTS, в ленте приложения ITMO.STUDENTS, а также заказать фото-/видеосопровождение и разместить афишу мероприятия на информационных панелях в кампусе ИТМО.

Алгоритм получения информационной поддержки описан в «Инструкции по организации медиасопровождения для мероприятия».

Финансирование мероприятий

Студенческие клубы имеют возможность получать финансовую поддержку на текущую деятельность и организацию студенческих мероприятий в соответствии с регламентом.

  • Для участия в конкурсе на финансирование необходимо заполнить электронную заявку в my.itmo и приложить смету.
  • Конкурс проходит ежемесячно. Заявки принимаются до 10 числа каждого месяца. 
  • Рассмотрение заявки занимает 5-10 дней.
  • Сумма финансирования от 50 000 до 200 000 рублей.

 

Конкурсы для проектов

На конкурсной основе клубы могут получать финансовую и ресурсную поддержку, а также условия для масштабирования своих проектов. Поддержку оказывают различные грантовые конкурсы и форумы. Изучите свои возможности в разделах Конкурсы и Форумы. Следите за новостями о старте приема заявок в разделе Анонсы конкурсов.

Для руководителей клубов

Работа с членами клуба

Ознакомьтесь с «Инструкцией по работе с членами клуба в ИСУ». В инструкции описаны следующие процессы:

  • добавление нового участника в структуру клуба в ИСУ,
  • редактирование ролей в клубе,
  • завершение деятельности члена клуба / окончание действия роли.

Для участия в некоторых конкурсах университета организаторам, ответственным исполнителям и волонтерам мероприятия необходимо получить оценки за участие в мероприятии в ИСУ. Для этого смотрите «Инструкцию по оценке ответственных исполнителей и организаторов в ИСУ».

При затруднениях пишите на ursi@itmo.ru.

Работа с карточкой мероприятия

Руководители могут работать с расширенным функционалом карточки мероприятия. Вместо электронной заявки сразу создавайте свою карточку в «Центре приложений» в разделе «Мероприятия». Здесь вы сможете сразу назначить роли, выгрузить самостоятельно приказ, добавить перевод на английский язык и многое другое. Составили для вас «Инструкцию по внесению мероприятия в ИСУ».

Обратите внимание, что после проведения мероприятия в этой же карточке необходимо заполнять характеристику «Фактическое количество участников» (обязательно)  и «Фото/видео отчет» (желательно). Не забывайте возвращаться к карточке после окончания мероприятия.

Работа с приказом

Руководитель клуба может самостоятельно сформировать приказ на мероприятие. Перед этим вам желательно уже получить одобрение всех ресурсов и бронирования помещения. Формируйте приказ изнутри расширенной версии карточки мероприятия в ИСУ («Центр приложений» / «Мероприятия») с помощью кнопки «Приказ». Подробнее описали алгоритм в «Инструкции по созданию приказа на мероприятие».

Приглашение гостей

Гости 

Клуб может пригласить на встречу или мероприятие гостей, не имеющих права на проход в кампусы ИТМО. Это может сделать с помощью служебной записки. Оформленную записку необходимо отправить ее менеджеру Управления по развитию студенческих инициатив Полине Глатенок по почте p.glatenok@itmo.ru. Воспользуйтесь Шаблоном служебной записки на оформление прохода посторонних лиц в университет и Шаблоном служебной записки на въезд транспортных средств. Служебные записки особенно удобны при большом числе гостей. Служебная записка подается не позднее одного рабочего дня до планируемой даты мероприятия. 

Контакты