меню
Мероприятия

Как провести мероприятие в ИТМО?

Ты удивишься, но почти каждый день в стенах нашего университета проходят различные мероприятия. Но не каждый знает и понимает, что необходимо хорошо разбираться в алгоритме утверждения мероприятий и предоставления отчетностей, чтобы твое мероприятие прошло успешно. Здесь собраны основные этапы, которые надо пройти, чтобы мероприятие состоялось.

Как провести мероприятие в ИТМО

Создай карточку мероприятия

Нет карточки — нет мероприятия

  • Отправь электронную заявку «Создание карточки мероприятия» в ИСУ или приложении my.itmo.
  • Расскажи о мероприятии в информационном стиле. Объясни, для кого мероприятие, что и зачем будет происходить.
  • Назови мероприятие по типу [формат мероприятия] + [«уникальное название»] (например, Спортивный турнир «Барсы 2100»).
  • Заранее продумай помещение и ресурсы.

 

Забронируй помещение

За 3 дня до мероприятия

Для проведения открытых мероприятий и закрытых собраний клуба вы можете забронировать практически любое помещение из фонда ИТМО. 

  • Заявка на бронирование помещения должна быть подана не позднее чем за 3 дня до планируемой даты мероприятия.
  • Сервис «Бронирование помещений» находится в «Центре приложений» (раздел бокового меню ИСУ).
  • Помещение должно совпадать с помещением в карточке мероприятия.
  • Выбирайте помещение, по размеру соответствующее мероприятию.
  • Если забронированная аудитория закрыта или вам нужна техническая помощь в подключении компьютера/проектора/интернета, обратитесь в Офис поддержки сотрудников по телефону 480-97-77 (для корпуса на Кронверкском пр. — добавочный номер 1; для корпуса на ул. Ломоносова — добавочный номер 2).

В случае затруднений следуйте «Инструкции по бронированию помещений для проведения мероприятий или собраний клуба» или пишите на ursi@itmo.ru.

Согласуй предоставление ресурсов

От волонтеров до охраны

Университет может предоставить для мероприятия различные ресурсы и услуги.

С помощью электронных заявок в ИСУ или в приложении my.itmo вы можете попросить:

  • Помощь волонтеров
  • Технические рерсурсы
  • Видеосъемку
  • Фотосъемку
  • Dj выступление
  • Помощь ведущего
  • Пропуск гостей
  • Предоставление транспорта
  • Услуги гардероба
  • Уборку помещения

Также вы можете составить заявку на согласование въезда стороннего транспорта и на услуги охраны. Это делается с помощью служебной записки. Вам помогут в ursi@itmo.ru.

Все ресурсы и услуги должны быть согласованы до мероприятия, обычно не позднее чем за 5 дней до события. Подробнее сроки согласования и ответственные за ресурсы департаменты описаны в «Инструкции по заказу ресурсов для мероприятия».

Подпиши приказ на мероприятие

Так назначаются ответственные

  • Приказ дает официальное разрешение на проведение мероприятия в ИТМО и использование ресурсов университета.
  • В приказе будут только одобренные ресурсы.
  • Запроси приказ в УРСИ по почте ursi@itmo.ru. Документ вышлем обратным письмом.
  • Необходимо поставить подписи всех лиц, указанных в приказе. Сначала подписывает организатор, затем — ответственные за ресурсы, в финале — начальник подразделения.
  • Приказ можно согласовать электронно. Подробнее смотрите тут.

Проведи мероприятие

Полный вперед!

Желаем успехов в проведении мероприятия. Нек забудь сделать фото и/или видео.

Отправь отчет о мероприятии

Лучше сразу после события

Заполни электронную заявку «Внесение отчета о мероприятии» в ИСУ или приложении my.itmo. Посчитай участников, приложи фото и видео.

Контакты