Конкурс на финансовую поддержку поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности

Получить финансирование могут обучающиеся бакалавриата, магистратуры и/или аспирантуры бюджетной и контрактной очной формы обучения, не находящиеся в академическом отпуске.

Мероприятия, на участие в которых можно подать заявку:

• Мероприятия, проводимые Министерством науки и высшего образования РФ (Минобрнауки России);
• Мероприятия, проводимые Федеральным агентством по делам молодежи (Росмолодежь);
• Мероприятия, проводимые ОМОО «Ассоциация студенческих спортивных клубов России» и ООО «Российский студенческий спортивный союз»;
• Мероприятия, проводимые АНО «Россия - страна возможностей»;
• Мероприятия, проводимые Ассоциацией студенческих патриотических клубов «Я горжусь»;
• Мероприятия, проводимые Ассоциацией волонтерских центров России;
• Различного уровня турниры, конкурсы, чемпионаты и соревнования, а также иные мероприятия федерального уровня, не относящиеся к категориям «научные», «научно-образовательные», «стажировки», «олимпиады» по направлению образовательной программы обучающегося.

Даты поездки должны укладываться в 1 день до и 1 день после намеченного мероприятия.

Подать заявку и получить финансирование можно не более 2 раз в календарный год.

Для рассмотрения заявки могут понадобиться дополнительные материалы, которые необходимо предоставить в срок не позднее чем за 5 рабочих дней с момента поступления запроса на почту, указанную при подаче заявки.

На принятие решения о финансировании поездок влияет:

1. Для представителей студенческих клубов:

• Полностью заполненный профиль студенческого клуба в ИСУ;
• Показатели активности студенческого клуба на момент подачи заявки;
• Продвижение бренда Университета ИТМО на внешних площадках через студенческий клуб;
• Успешно реализованные мероприятия в Университете ИТМО.

2. Для студентов, не входящих в состав студенческих клубов:

• Позиционирование себя на выездном мероприятии в качестве амбассадора Университета ИТМО;
• Возможность получения значимого результата для студента и ИТМО (победа, призовое место, приобретение новых знаний, опыта и умений для организации внеучебной деятельности и клубной системы в ИТМО и др.).

3. Участие обучающегося в выездном мероприятии должно способствовать реализации следующих задач:

• Продвижение Университета ИТМО на внешних площадках;
• Развитие студенческого сообщества в Университете ИТМО;
• Развитие навыков обучающегося, полезных для деятельности Университета ИТМО.
   

Подача заявок осуществляется на my.itmo.ru (Заявки - Внеучебная деятельность - Заявка на конкурс на финансирование поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности) в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты планируемой поездки.

При подаче заявки указывается:

• Название мероприятия
• Организатор
• Цель поездки
• Дата начала поездки
• Дата окончания поездки
• Цена проезда к месту назначения и обратно
• Цена проживания
• Стоимость организационного взноса
• Наличие софинансирования

Дополнительно необходимо прикрепить приглашение (пример приглашения) от принимающей стороны на официальном бланке на имя Ректора Университета ИТМО с обязательным указанием:

• ФИО обучающегося/название сборной/клуба Университета ИТМО;
• даты проведения мероприятия;
• цели участия в мероприятии;
• условия участия.

После отправки заявки в течение 2 рабочих дней, не считая дня подачи, придет подтверждение или отказ в финансировании с указанием причины.

При принятии решения о выделении финансирования принимаются во внимание следующие факторы:

• Предыдущий успешный опыт участия заявителя в проектах, реализуемых на территории Российской Федерации;
• Наличие софинансирования для участия в проекте от сторонней организации, в том числе возможность самостоятельно оплатить проживание и/или организационный взнос;
• Участие в проекте, в котором организатор мероприятия берет на себя расходы по приему участников за исключением проезда к месту назначения и обратно.
   

Подача заявок осуществляется на my.itmo.ru (Заявки / Внеучебная деятельность / Оформление документов на поездку) в течение 3-х рабочих дней после одобрения финансирования.

NB! На момент подачи этой заявки должны быть приобретены билеты (туда-обратно) и забронировано проживание, если оно было предусмотрено заявкой на конкурс на финансирование поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности.

После согласования заявки на оформление командировочных документов вас пригласят в Студенческий офис для подписания сметы, приложения №2 к приказу и служебного задания. Документы необходимо подписать до отъезда, но не позднее 5 рабочих дней после приглашения.

В течение 3 дней после возвращения из командировки необходимо:

1. Отдать необходимые документы, подтверждающие командировку (посадочные талоны в бумажном виде со штампом о прохождении досмотра в аэропорту; оригинал справки о проживании из гостиницы и счет на оплату с чеком) в кабинете 1400 в корпусе на ул. Ломоносова, д.9. При проживании в квартире договор на аренду должен содержать подписи обеих сторон, ФИО всех проживающих в квартире, информацию о документах, на основании которых арендодатель получил квартиру в собственность, даты проживания и стоимость проживания в сутки. К договору прилагается чек об оплате. 
2. Отправить остальные недостающие документы на почту trip@itmo.ru сотруднику Студенческого офиса (например, выгрузку электронных билетов на поезд, сформированных после поездки).
3. После подписания и обработки бухгалтерией всех документов, будет выпущен авансовый отчет, о котором Вас оповестят по указанному вами номеру телефона или электронной почте. Данный документ необходимо подписать в каб. 1400 на Ломоносова д. 9 не позднее 5 рабочих дней с даты получения информации о готовности документов.
4. С момента подписи данного документа деньги поступят на кампусную карту* обучающегося в течение 5 рабочих дней (при условии отсутствия выходных и праздничных дней).
5. Если оплата билетов и иных услуг осуществлялась не вами лично и не вашей банковской картой, просьба оповестить об этом ответственного сотрудника за сопровождение командировок в Студенческом офисе в момент формирования командировки, для предоставления формы доверенности.
6. В случае одобрения финансирования допускается оплата организационного взноса в случае возможности предоставления организаторами мероприятия, на которое направляется заявитель, отчетных бухгалтерских документов с указанием ФИО заявителей или возможности оплаты на основании заключенного договора между Университетом ИТМО и организатором мероприятия.

*Если у Вас по каким-либо причинам нет карты банка Санкт-Петербург, необходимо обратиться в любое отделение банка Санкт-Петербург для ее оформления, после чего попросить выписку о личных данных (л/сч. и т.д.) и отправить ее на почту trip@itmo.ru.

Участие в мероприятии накладывает на обучающегося обязательство в виде размещения личной публикации в любых открытых информационных ресурсах (в том числе, личная страница или страница студенческого клуба в социальных сетях) с размещением не менее 3-5 фотографий с мероприятия с обязательным указанием следующих параметров: 

• Результаты, достигнутые при участии в мероприятии (успешное выступление с докладом, дипломы, награды, благодарности, освоение новых компетенций и т.д.);
• Текст «Открываем мир возможностей вместе с ИТМО!» и хэштеги #itmo, #itmostudents и #kronbars (для спортивных мероприятий).

Невыполнение этого обязательства может являться основанием для отказа в финансировании (даже при наличии одобренной заявки).