Внеучебная мобильность

Получить финансирование могут обучающиеся бакалавриата, магистратуры и/или аспирантуры бюджетной и контрактной очной формы обучения, не находящиеся в академическом отпуске.

Мероприятия, на участие в которых можно подать заявку:

• Мероприятия, проводимые Министерством науки и высшего образования РФ (Минобрнауки России);
• Мероприятия, проводимые Федеральным агентством по делам молодежи (Росмолодежь);
• Мероприятия, проводимые ОМОО «Ассоциация студенческих спортивных клубов России» и ООО «Российский студенческий спортивный союз»;
• Мероприятия, проводимые АНО «Россия - страна возможностей»;
• Мероприятия, проводимые Ассоциацией студенческих патриотических клубов «Я горжусь»;
• Мероприятия, проводимые Ассоциацией волонтерских центров России;
• Различного уровня турниры, конкурсы, чемпионаты и соревнования, а также иные мероприятия федерального уровня, не относящиеся к категориям «научные», «научно-образовательные», «стажировки», «олимпиады» по направлению образовательной программы обучающегося.

Даты поездки должны укладываться в 1 день до и 1 день после намеченного мероприятия.

Подать заявку и получить финансирование можно не более 2 раз в календарный год.

Для рассмотрения заявки могут понадобиться дополнительные материалы, которые необходимо предоставить в срок не позднее чем за 5 рабочих дней с момента поступления запроса на почту, указанную при подаче заявки.

На принятие решения о финансировании поездок влияет:

1. Для представителей студенческих клубов:

• Полностью заполненный профиль студенческого клуба в ИСУ;
• Показатели активности студенческого клуба на момент подачи заявки;
• Продвижение бренда Университета ИТМО на внешних площадках через студенческий клуб;
• Успешно реализованные мероприятия в Университете ИТМО.

2. Для студентов, не входящих в состав студенческих клубов:

• Позиционирование себя на выездном мероприятии в качестве амбассадора Университета ИТМО;
• Возможность получения значимого результата для студента и ИТМО (победа, призовое место, приобретение новых знаний, опыта и умений для организации внеучебной деятельности и клубной системы в ИТМО и др.).

3. Участие обучающегося в выездном мероприятии должно способствовать реализации следующих задач:

• Продвижение Университета ИТМО на внешних площадках;
• Развитие студенческого сообщества в Университете ИТМО;
• Развитие навыков обучающегося, полезных для деятельности Университета ИТМО.
   

Подача заявок осуществляется на my.itmo.ru (Заявки - Внеучебная деятельность - Заявка на конкурс на финансирование поездок обучающихся в рамках внеучебной деятельности) в срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты планируемой поездки.

При подаче заявки указываются:

• Название мероприятия
• Организатор мероприятия
• Цель поездки
• Даты начала и окончания поездки
• Цена проезда к месту назначения и обратно
• Цена проживания
• Стоимость организационного взноса
• Наличие софинансирования

Дополнительно необходимо прикрепить приглашение (пример приглашения) от принимающей стороны на официальном бланке на имя Ректора Университета ИТМО с обязательным указанием:

• ФИО обучающегося/название сборной/клуба Университета ИТМО
• Даты проведения мероприятия
• Цели участия в мероприятии
• Условия участия

После отправки заявки в течение 2 рабочих дней, не считая дня подачи, придет подтверждение или отказ в финансировании с указанием причины.

При принятии решения о выделении финансирования принимаются во внимание следующие факторы:

• Предыдущий успешный опыт участия заявителя в проектах, реализуемых на территории Российской Федерации;
• Наличие софинансирования для участия в проекте от сторонней организации, в том числе возможность самостоятельно оплатить проживание и/или организационный взнос;
• Участие в проекте, в котором организатор мероприятия берет на себя расходы по приему участников за исключением проезда к месту назначения и обратно.
   

В течение суток после одобрения заявки на финансирование вам станет доступна заявка «Оформление документов на поездку». Ее подача осуществляется каждым студентом индивидуально на my.itmo.ru (Заявки - Внеучебная деятельность - Оформление документов на поездку) в течение 2-х рабочих дней после одобрения финансирования.

NB! На момент подачи данной заявки должны быть приобретены билеты (туда-обратно) и забронировано проживание, если на его компенсацию вам выделили средства в рамках конкурса на финансирование поездок обучающихся.

После рассмотрения сотрудником заявки на оформление командировочных документов она перейдет в статус «В обработке». Вас пригласят в Студенческий офис для подписания служебного задания, приложения № 1 к приказу и сметы. Документы необходимо подписать до отъезда, но не позднее, чем через 2 рабочих дня после получения приглашения.

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки необходимо:

1. Отдать оригиналы документов, подтверждающих командировку (например, посадочные талоны со штампом о прохождении досмотра в аэропорту) в кабинет 1400 в корпусе на ул. Ломоносова, д. 9.
2. В случае необходимости отправить недостающие документы на почту trip@itmo.ru сотруднику Студенческого офиса (например, выгрузку электронных билетов на поезд, сформированных после поездки).
3. После обработки бухгалтерией всех документов будет подготовлен авансовый отчет. Вашу заявку «Оформление документов на поездку» переведут в статус «Обработана» и пригласят на подписание отчета. Этот документ командируемому необходимо подписать в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о готовности документов.
4. Денежные средства поступают на кампусную карту* студента в течение 7 рабочих дней после подписания авансового отчета.
5. Если оплата билетов или иных услуг осуществлялась не с вашей банковской карты, вам необходимо предоставить в Студенческий офис оригинал доверенности, оформленной по шаблону.

*Если у вас по каким-либо причинам нет кампусной карты, вам необходимо обратиться в отделение банка Санкт-Петербург по адресу ул. Большая Зеленина д. 8 к. 2 для ее оформления, после чего реквизиты карты отправить на почту trip@itmo.ru.

В зависимости от категории компенсации, вида транспорта, места проживания и других факторов от вас могут потребоваться различные документы. Список этих документов всегда указывается в комментарии к вашей заявке «Оформление документов на поездку». Основной перечень необходимых после поездки документов представлен ниже.

Участие в мероприятии накладывает на обучающегося обязательство в виде размещения личной публикации в любых открытых информационных ресурсах (в том числе, личная страница или страница студенческого клуба в социальных сетях) с размещением не менее 3-5 фотографий с мероприятия с обязательным указанием следующих параметров: 

• Результаты, достигнутые при участии в мероприятии (успешное выступление с докладом, дипломы, награды, благодарности, освоение новых компетенций и т.д.);
• Текст «Открываем мир возможностей вместе с ИТМО!» и хэштеги #itmo, #itmostudents и #kronbars (для спортивных мероприятий).

Невыполнение этого обязательства может являться основанием для отказа в финансировании (даже при наличии одобренной заявки).